Zmiana może polegać zarówno na prostej ewolucji procesu, jak i znaczącej redefinicji kultury organizacyjnej lub strategii (np. transformację do Agile), które mogą okazać się niezbędne, jeśli organizacja ma wykorzystać swój potencjał. Dlatego zarządzanie zmianą definiuje się szeroko.

Powołując się na to pojęcie „zarządzanie zmianą” można:
• sformułować wiarygodne wytłumaczenie kiepskich rezultatów: „Inicjatywa nie wypaliła, ponieważ nie skupiliśmy się wystarczająco na zarządzaniu zmianą.”
• ale też uchwycić szereg istotnych działań projektowych, które w przeciwnym razie mogłyby zostać przeoczone: „Wdrażając ten nowy proces, nie zapominajmy o zarządzaniu zmianą.”

Będąc w środowisku zmiany możesz usłyszeć:
• rekomendacje w stylu „Zarządzanie zmianą jest kluczowe dla sukcesu naszego projektu”, „Musimy świadomie zarządzać zmianą tego procesu.”,
• zachętę typu „Twoje umiejętności zarządzania zmianą są coraz lepsze”
• zniecierpliwione przywołanie do porządku „Zarządzaj zmianą!”

Lecz co to wszystko właściwie oznacza?

Więc od początku.

Zarządzanie zmianą to zorganizowane podejście do nowej inicjatywy, które ma na celu jej staranne i sprawne wdrożenie oraz zapewnienie trwałości wynikających z tego korzyści. Zarządzanie zmianą koncentruje się na skutkach zmian, szczególnie na ludziach i na tym, jak jako jednostki i zespoły przechodzą od sytuacji obecnej – sprzed zmiany do nowej – po zmianie.

1.     Ludzie w Zarządzaniu Zmianą

Koncepcje zmian organizacyjnych czerpią z wielu dyscyplin, począwszy od psychologii i nauk behawioralnych, po inżynierię i myślenie systemowe. Jednak podstawową zasadą jest to, że zmiana nie następuje w izolacji – wpływa na całą organizację (system) i jej otoczenie, wpływa na wszystkich ludzi, których dotyczy.
Aby skutecznie zarządzać zmianami, trzeba uwzględnić ten szerszy wpływ. Ważne jest rozważenie wpływu zmian indywidualnie na osoby (grupy osób) których one dotyczą oraz to jak ci ludzie mają wspierać zmianę na co dzień w pracy, jak mają adoptować nowe zachowania.
Krzywa Zmian Virginii Satir jest użytecznym modelem, który pokazuje, jak ludzie przechodzą przez zmiany w odniesieniu do ich emocji i efektywności. Ten proces jest aktualny tak dla zmiany w życiu osobistym (stąd model się wywodzi) ale też zmiany organizacyjnej, z którą jednostka musi sobie poradzić. Intensywność i czas trwania poszczególnych etapów ujętych w modelu będzie zależeć od indywidualnej oceny stopnia dotkliwości zmiany.
Podejścia do zarządzania zmianą są zróżnicowane w zależności od organizacji i projektu. Specjaliści, konsultanci często stosują formalne metodyki zarządzania zmianą (np. Change Management na poziomie Foundation i Practitioner), które dostarczają zestawów narzędzi, list kontrolnych i wskazówek co należy zrobić, aby skutecznie zarządzać zmianami.

2.     Cele w Zarządzaniu Zmianą

Jeśli masz za zadanie „zarządzać zmianą” (bez względu na to, czy stosujesz określone podejście do zarządzania zmianą, czy też nie), pierwsze pytanie, które sobie zadasz będzie brzmieć: „co w danej sytuacji oznacza dla mnie zarządzanie zmianą?”.

Jak już wiesz, zarządzanie zmianą skupia się na ludziach i polega na zapewnieniu warunków do gruntownego, sprawnego i trwałego wdrożenia zmiany. Aby to dobrze zrozumieć potrzebujesz dokładnie określić swoje konkretne cele w zakresie zarządzania zmianą. 

Cele te zazwyczaj obejmują:

  1. Sponsoring (nie oznacza tylko sfinansowanie zmiany) – to również zapewnienie zaangażowania i aktywnego udziału w zmianie na poziomie wyższej kadry kierowniczej w Twojej organizacji w celu osiągnięcia pożądanych wyników.
  2. „Wpisowe” – innymi słowy„wchodzę w to”, uzyskanie identyfikacji (internalizacji) ze zmianą wszystkich osób zaangażowanych w zmianę i dotkniętych zmianami, w sposób bezpośredni lub pośredni.
  3. Zaangażowanie: włączenie właściwych osób w proces projektowania i wdrażania właściwych zmian, dla uzasadnienia sensu podjętego wysiłku.
  4. Wpływ: ocena i uwzględnienie rodzaju oddziaływania, w jaki zmiana wpłynie na ludzi.
  5. Komunikacja: skuteczneinformowanie wszystkich, których dotyczą zmiany.
  6. Gotowość: przygotowanie ludzi do dostosowania się do zmian, poprzez zapewnienie im odpowiednich informacji, szkoleń i pomocy.

3.     Współpraca w Zarządzaniu Zmianą

Przy definiowania celów i działań bardzo ważna jest ścisła współpraca z innymi ludźmi, kierownikami projektów, menadżerami w firmie i działem HR. Stale precyzujcie „kto jest za co odpowiedzialny?” Na przykład:

  • „kto jest odpowiedzialny za identyfikację agentów zmiany?”
  • „kto jest odpowiedzialny za opracowanie planu przekwalifikowania zawodowego?”
  • „kto jest odpowiedzialny za zmianę opisów stanowisk i umów o pracę?”

Ponieważ każda zmiana jest inna, obowiązki będą się różnić w zależności od tego jak zorganizowany jest projekt zmiany i działania w nim. Tylko wtedy, gdy będziesz wiedzieć, kto jest za co odpowiedzialny i jak zorganizowane są procesy w Twojej sytuacji, będziesz wiedzieć, co leży w Twoim zakresie i jak możesz współpracować z innymi ludźmi, by doprowadzić do sukcesu zmiany.

4.    Działania w zakresie Zarządzania Zmianą

Po przeanalizowaniu sytuacji, zdefiniowaniu celów zmiany i swojego zakresu zarządzania, sformułuj konkretne zadania. Zastanów się i ustal co pomoże Ci najlepiej poradzić sobie z wyzwaniami określonymi w celach i zakresie projektu zmiany, a także jak współpracować z innymi osobami i projektami w zakresie ich zadań na rzecz tej zmiany.

Najważniejsze jest, by określić wszystkie działania związane z zarządzaniem, które są niezbędne dla sukcesu zmiany. Mogą one obejmować:

  • Jasne wyrażenie powodów zmian i wsparcie sponsora w informowaniu o nich.
  • Identyfikacja „agentów zmiany” i innych osób, które muszą być zaangażowane w konkretne działania związane ze zmianą, takie jak projektowanie, testowanie i rozwiązywanie problemów, i które mogą następnie pełnić rolę ambasadorów zmiany.
  • Ocena wszystkich interesariuszy i określenie dla nich wymaganego charakteru sponsoringu, zaangażowania i komunikacji.
  • Zaplanowanie uczestnictwa i aktywności projektowej sponsora(ów) zmiany.
  • Zaplanowanie, w jaki sposób, kiedy, komu zmiany będą zakomunikowane oraz zorganizowanie i dostarczanie wiadomości.           
  • Ocena wpływu zmian na ludzi i strukturę organizacji.
  • Planowanie działań niezbędnych do sprostania skutkom zmiany.        
  • Upewnienie się, że osoby zaangażowane i dotknięte zmianą rozumieją ten proces.
  • Zapewnienie osobom zaangażowanym lub dotkniętym skutkami zmian pomocy i wsparcia w czasie niepewnej sytuacji i zawirowań. 
  • Ocena potrzeb szkoleniowych wynikających ze zmiany oraz planowanie, kiedy i w jaki sposób zostaną one zrealizowane.
  • Określenie i uzgodnienie wskaźników sukcesu zmian oraz dopilnowanie, aby były one regularnie mierzone i raportowane.

Weź pod uwagę, że są to tylko niektóre z typowych działań związanych z zarządzaniem zmianą. W Twojej sytuacji mogą być konieczne również inne. Jednocześnie niektóre z tych działań mogą nie wchodzić w zakres Twoich aktualnych możliwości, więc planuj i koordynuj swoje działania współpracując z innymi, których zmiany dotyczą i którzy będą Cię wspierać.

Katarzyna Wolna-Belska

Katarzyna Wolna-Belska. Project Manager z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem. Kieruje zespołami stacjonarnymi i rozproszonymi. Posiada ponad czternastoletnie doświadczenie w branży rozwojowej. Certyfikowany trener, doradca, konsultant, coach. Zrealizowała ponad 8000 godzin szkoleniowych, 200 godzin sesji coachingowych i ok. 400 godzin doradztwa dla korporacji, dużych przedsiębiorstw oraz firm z sektora MSP jak również administracji publicznej.

Przeczytaj również: